• Par quoi commencer? Par un diagnostic de la situation.

Pour optimiser sa gestion des connaissances, il faut débuter par un diagnostic pour établir :

• les connaissances à préserver et à partager, appelées les « connaissances critiques »
• les personnes qui doivent être interpellées dans l’ensemble de l’exercice, soit les personnes possédant les connaissances en question et celles les plus en mesure de profiter de leur acquisition.

Dresser un état de la situation constitue une première étape incontournable. Prévoyez l’imprévisible : départs à la retraite, embauche massive, changements apportés par de nouvelles orientations d’affaires, etc. Une foule d’événements peuvent influer sur les connaissances et compétences à maintenir et à développer. Bref, à gérer pour assurer que la performance organisationnelle soit au rendez-vous.

• Pensez à un investissement global qui profitera à tous

Une stratégie durable et porteuse peut intégrer des mécanismes à l’échelle des individus, par exemple pour le transfert de connaissances et d’expertise entre deux personnes à l’occasion d’un départ. Mais une solide stratégie de gestion des connaissances va au-delà du simple transfert entre deux travailleurs. Bien que de nombreuses organisations se limitent à cette dimension croyant que cela suffit, cette dernière ne constitue qu’un volet de la gestion des connaissances et l’organisation doit plutôt être vue et prise en compte dans son ensemble.

Penser globalement et impliquer l’ensemble des employés dans des processus d’échange de connaissances collectifs procurera de meilleurs résultats et contribuera notamment à diminuer la pression sur l’organisation lors d’un départ, surtout s’il arrive à l’impromptu. Une solution axée uniquement sur un mécanisme de transfert de connaissances entre deux individus aura peu d’impact sur le plan organisationnel.

• Apprenez à vos employés à apprendre

Ne vous limitez pas à une stratégie de préservation des connaissances lors du départ à la retraite d’un employé. Les connaissances sont périssables. Selon leur nature – factuelle, analytique – elles se dégraderont plus ou moins vite.

Pensez à l’enrichissement continu des connaissances au sein de votre équipe, ce qui ne passe pas nécessairement par une nième formation! Il faut voir l’apprentissage de façon plus large, car l’humain n’apprend pas exclusivement dans une salle de classe : il le fait aussi de façon informelle, en mode autonome et en mettant les mains à la pâte.

Mettre sur pied une équipe qui sait apprendre de façon continue constitue la meilleure façon de se prémunir contre les vides de connaissances qui peuvent avoir un impact négatif au sein de votre organisation. Les façons d’apprendre sont multiples. Quelles méthodes conviennent à quels employés? Là est la question.

• Attention au chant des sirènes de la technologie

Ne pensez pas seulement aux outils technologiques pour gérer les connaissances au sein de votre organisation. L’humain et la culture de cette dernière sont au cœur du processus que vous devez mettre en place.

Attardez-vous d’abord à véritablement comprendre la dynamique de votre organisation. Ce n’est qu’ensuite que vous pourrez choisir la solution technologique la plus adéquate pour répondre à vos besoins.

La technologie évolue très rapidement de sorte que certaines plateformes qu’on croyait éternelles à une certaine époque ont maintenant disparu (ex. : Google Reader, Storify, etc.).

Voilà une autre raison de ne pas concevoir sa stratégie de gestion des connaissances en ayant en tête la technologie uniquement. Tout comme le transfert des connaissances entre deux individus, la technologie n’est qu’une dimension de la solution.

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