Le Centre d’initiation à la recherche et d’aide au développement durable (CIRADD), un centre collégial de transfert de technologies en pratique sociale novatrice (CCTT-PSN), a entrepris un exercice de planification stratégique dans le but d’élaborer son prochain plan quinquennal et de renforcer sa position comme leader dans le développement régional. Appelé à accompagner la direction du CIRADD dans ses travaux, Luc a été mandaté pour animer le forum des partenaires qui s’est tenu en septembre 2017.

 
Objectif : Ancrer le CIRADD dans son milieu
La quinzaine de participants au forum, partenaires de longue date du centre ou collaborateurs plus récents, ont été conviés par le directeur général, David Bourdages, à participer à une réflexion portant sur le positionnement du CIRADD au sein de sa communauté ainsi qu’à l’environnement dans lequel le centre, comme ses partenaires, est appelé à évoluer.

En accord avec ses principes fondamentaux de collaboration et de concertation, le CIRADD a opté pour la proposition de Luc qui comportait une série d’ateliers mettant de l’avant la co-création, une première pour l’organisation. Approche porteuse, plus qu’une simple consultation, la co-création pousse les individus à concevoir ou construire en groupe. Elle nécessite un réel engagement des personnes présentes et leur participation active à chaque étape du processus de réflexion pour produire les résultats attendus. 

La co-création : une approche structurée pour des échanges productifs
Amener des gens qui ne sont pas habitués à travailler ensemble à discuter ouvertement et à collaborer dans un but de création n’est pas chose facile. Mais grâce aux différents ateliers organisés, la teneur de chacun et leur progression au cours de la journée, il a été possible d’y arriver. Voici comment[1] :

Source : Gather, the Art and Science of Effective Convening, p. 50

Atelier 1 : briser la glace
Les participants ont d’abord été appelés à raconter les grands moments de leurs rapports avec le CIRADD et à placer chaque événement marquant sur une ligne du temps bien en évidence dans la salle. Cet atelier a permis à chacun de connaître davantage les autres participants à travers leurs interactions avec le centre.

Atelier 2 : faire plus ample connaissance 
Les personnes présentes ont ensuite participé à un atelier plus structuré qui les a aidés à entrer en relation plus étroite entre eux et à développer un sentiment d’appartenance au groupe, essentiel à des échanges riches. Elles étaient invitées à répondre par 1 ou 2 mots-clés aux questions ci-après, puis à expliquer leurs réponses en 2 minutes au reste du groupe :

• Quels forces, atouts ou compétences êtes-vous disposé à mettre à contribution au profit du groupe pendant la rencontre?
• Pourquoi êtes-vous là aujourd’hui?

Atelier 3 : comprendre l’actuel pour améliorer l’avenir
La glace brisée, l’atmosphère réchauffée, le temps était venu de lancer l’atelier principal de la journée, lequel visait à ce que chacun comprenne bien le contexte d’intervention – l’univers en quelque sort – du CIRADD pour qu’ensuite les participants nomment ensemble les actions à réaliser pour faire du centre un acteur encore plus marqué de son milieu.

Le thème de l’atelier : « Le développement du CIRADD dans une perspective de 10 ans ».

C’est en imaginant des scénarios – l’un de rêve, l’autre catastrophique! –  que les personnes présentes réunies en deux petits groupes se sont exprimées. Un groupe s’est attaqué au scénario de rêve, l’autre s’est placé en situation catastrophique. En 25 minutes, les participants ont nommé de 10 à 20 éléments en réponse à la question : « Quelle serait, selon vous, une situation idéale/catastrophique pour le CIRADD dans 10 ans? » Puis, les équipes ont choisi 6 priorités parmi l’ensemble des éléments nommés.

Les résultats des travaux ont été consignés sur un grand tableau, afin que chacun ait une vue d’ensemble des réflexions des uns et des autres et qu’il soit plus facile d’énoncer des pistes d’action pour d’une part, bâtir un scénario de rêve et, d’autre part, éviter la catastrophe. Des pistes d’action ont ensuite été priorisées.

Le courage dont les participants ont fait preuve a contribué à ce que toutes les préoccupations soient énoncées franchement, peu importe leur degré d’importance. Le sérieux démontré a aussi fait en sorte que les besoins nommés soient communs et non individuels, comme c’est si souvent le cas lors de rencontres partenariales. En se projetant dans le futur, les participants ont été en mesure d’identifier des pistes d’action à court, à moyen et à plus long terme.

Atelier 4 : s’engager pour la suite
La journée n’aurait pas été complète sans un atelier permettant aux participants de s’engager dans la suite de la démarche. Les partenaires du CIRADD ayant été invités à cibler les actions à concrétiser en priorité, ils devaient ensuite énoncer clairement la contribution qu’ils souhaitaient avoir dans le futur.

Un succès sur toute la ligne
L’activité a été soutenue toute la journée et la participation était au rendez-vous, au grand plaisir des organisateurs. La succession d’ateliers et la répartition réfléchie des efforts exigés par chacun ont conduit à des résultats d’une grande richesse et à la satisfaction des parties prenantes. Les participants ont été formels : ils ont apprécié l’expérience et en sont ressortis avec le sentiment d’avoir contribué au développement du CIRADD, sans pour autant ignorer leurs propres besoins.

Le forum des partenaires du CIRADD n’était pas un World Cafe ou un forum ouvert. Ces deux pratiques, bien qu’efficaces, sont malheureusement trop souvent utilisées au mauvais moment. Face à la panoplie de possibilités et de techniques disponibles en matière d’organisation et d’animation de rencontres, pourquoi ne pas sortir des sentiers battus à l’occasion? 

Pour la direction du CIRADD, choisir de se lancer dans un exercice de co-création où elle n’était pas maître de la situation comportait une part d’inconnu et de risque, mais l’initiative a donné les résultats souhaités et elle a même attiré l’attention des médias, notamment de ceux du Nouveau-Brunswick, comme en témoigne le reportage suivant de TVA.

Besoin d’aide pour organiser et animer une rencontre d’échange avec vos partenaires? Vous souhaitez établir un dialogue avec eux? 

Contactez-nous.  info@sapiensconsels.com

[1] Philagora : la trousse à idées, Fondation Bombardier
Communagir pour emporter, Communagir